Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как правильно регистрировать входящие документы с примерами

Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Работа с входящими документами

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. Регистрация документа — это присвоение ему уникального идентификационного индекса, облегчающего его поиск и контроль исполнения. Как правильно зарегистрировать входящий документ, расскажем в статье.

В любую организацию поступает самая разнообразная входящая корреспонденция. Такие документы предприятие получает по почте, в том числе, электронной, факсимильной связью, курьером или же их могут передать в личном порядке. Основные виды входящих документов, поступающих в организацию, это:.

При этом регистрируются не все документы, а только те, которые должны быть учтены, исполнение которых нужно проконтролировать или те, которые используются в справочных целях. Поэтому регистрационный индекс присваивается не всем поступающим письмам и документам — корреспонденция, имеющая рекламный или ознакомительный характер, не требует учета и исполнения, и, следовательно, регистрации не подлежит. Смотреть полностью в журнале.

После того, как документ получил уникальный идентификационный индекс, сведения о нем вносят в журнал регистрации входящих документов. Эта процедура — подтверждение, что деловая бумага компанией получена. Запись в журнале содержит все сведения, необходимые для того, чтобы документ был однозначно идентифицирован в базе данных, даже если в ней зарегистрировано несколько документов одного типа и с одной темой. Регистрация входящих и исходящих документов в делопроизводстве позволяет облегчить поиск нужной деловой бумаги и проконтролировать ее перемещение в документопотоке организации с момента поступления или создания до момента утилизации по истечению срока хранения или отправки адресату.

То, какие именно виды входящей корреспонденции должны регистрироваться, а какие — нет, зависит от специфики деятельности компании. Правила регистрации входящих документов оговаривают локальным актом, например, инструкцией по делопроизводству. В ней должен быть примерный перечень входящих документов, не подлежащих регистрации. Перечень полностью в журнале. Если в компании нет такого внутреннего регламента или он только разрабатывается, руководствуйтесь ГОСТ Р 7.

Кроме того, есть виды документов, которые не принимаются в обработку и должны быть сразу по получении возвращены отправителю. В том случае, когда оформление входящего документа не соответствует установленным требованиям, он не может рассматриваться как юридически значимый. Особенно, если его адресатом является юридическое лицо. Принять в обработку нельзя и письмо, когда оно написано от руки на тетрадном листе, или на стандартном, но без указания исходящего номера и печати предприятия.

У секретаря в этом случае есть полное право отказать в приеме и регистрации такого документа. Регистрация входящих документов не производится и в том случае, когда письмо, по сути, является сопроводительным, но сами документы, перечисленные в нем, к нему не приложены или же приложены не в полном составе.

Это же может случиться, когда пакет с деловыми бумагами был передан с поврежденной упаковкой. В такой ситуации необходимо составить акт, подтверждающий отсутствие документов, указанных как приложения, и направить его вместе с исходным письмом в адрес отправителя.

Обратите внимание! Зарегистрировать документ — значит проставить на нем индекс и зафиксировать факт его поступления в журнале регистрации входящих документов. Подсказки по заполнению в журнале. Регистрационный номер, по сути, является индексом, состоящим из цифр и букв. Цифро-буквенная комбинация используется для облегчения идентификации.

Цифрами, как правило, обозначается порядковый номер поступившего документа, а буквами обозначают тип или классификацию для отнесения документа к какой-либо группе. Если предприятие небольшое, номера, проставляемые при регистрации входящих документов, могут представлять собой просто порядковый номер, присвоение их ведется в порядке возрастания, сквозной нумерацией с 1 января по 31 декабря текущего года.

Образцы регистрационных номеров при регистрации входящих документов. Организация вправе утвердить собственную номенклатуру дел и формировать регистрационные индексы в соответствии с нею. Например, регистрируя служебные письма к порядковому номеру документа можно добавить индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости — код документа по тематическому классификатору, код корреспондента, должностного лица и др.

Если в компании внедрена система электронного документооборота , регистрационные индексы на исходящей и входящей корреспонденции формируются и проставляются автоматически. Электронная регистрация входящих документов подразумевает не только присвоение регистрационного номера, но и его проверку на наличие дубликатов, а также на заполнение тех реквизитов документа, которые ГОСТ Р 7. Методичкой определен порядок, в котором производится регистрация входящих документов. Согласно ему, все письма должны быть зарегистрированы в день получения.

Следующим днем регистрируются только те из них, которые были получены уже вечером, в нерабочее время. К тем правилам регистрации входящих документов, которые изложены в вышеуказанных регламентах, можно добавить еще только два основных:. Кроме регистрационного номера реквизит включает дату поступления. Если документ многостраничный, регистрационный номер проставляется под текстовой частью на первом листе.

В том случае, когда письмо состоит из одного листа — номер ставится в правом углу, ниже подписи и перечня приложений, если они есть.

Для сокращения времени регистрации входящих документов на крупных предприятиях часто используется печать входящих документов — специальный штамп. Он содержит информацию о наименовании предприятия и поля, предназначенные для заполнения. После того, как запись в журнал внесена, документ считается зарегистрированным и отправляется на рассмотрение адресату — руководителю или его заместителям.

Регистрация входящих документов с присвоением им уникальных номеров позволяет осуществлять быстрый поиск документа, контролировать его исполнение, а также — место текущего хранения. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Введите эл. Неверный логин или пароль. Неверный пароль. Введите пароль. Я тут впервые. Кадры и HR. Ввести код доступа О журнале Контакты Подписка 8 А еще Статьи Документооборот Документы делопроизводства Входящие документы.

Регистрация входящих документов. Темы: Регистрация документов Входящие документы. Из статьи вы узнаете:. Письма, написанные на бланках предприятий, имеющие все необходимые реквизиты, могут не заверяться печатью. Итог: Регистрация входящих документов с присвоением им уникальных номеров позволяет осуществлять быстрый поиск документа, контролировать его исполнение, а также — место текущего хранения. Приемы, которые улучшат ваше здоровье Деловое письмо в вопросах и ответах.

Полезные шпаргалки для секретарей и делопроизводителей Документ месяца: гарантийное письмо. Всё об оформлении: от реквизитов до формулировок Как правильно составить бланк документа: лайфхаки Приказы против распоряжений: как наконец-то перестать путаться в этих документах Три приложения для ежедневной заботы о вашем здоровье: Sworkit, Foccus и Down Dog.

Читайте в электронном журнале Новый ГОСТ по делопроизводству и еще три документа, которые поменяют вашу работу в году Как наладить работу с исходящими документами компании: пять главных шагов Как оформить опись дел по личному составу Как справиться со стрессом.

Приемы, которые улучшат ваше здоровье и отношения Путешествие мечты для вашего босса: проект, в котором нет мелочей. Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" Подписка со скидкой! Продукты и услуги партнеров.

Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Новости по теме. Каверзные вопросы про документы: как правильно ответить. Правила регистрации и снятия с учета страхователей будут скорректированы.

Статьи по теме. Нумерация исходящих писем в делопроизводстве. Исполнительская дисциплина как ключевой показатель эффективности.

Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Акт выполненных работ: образец. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте: образец и заполнение.

Вопросы по теме. Как правильно нумеровать страницы или листы при прошивке журналов регистрации? Нужно ли регистрировать оригинал письма под новым номером?

Можно ли использовать заголовок "Входящая корреспонденция"? Надо ли каждый год начинать регистрацию с единицы? Нужно ли вносить в номенклатуру дел журнал регистрации? Рекламодателям Обратная связь Контакты Наши партнеры Карта сайта.

Регистрация входящих документов

Любая организация, контактируя с контрагентами в производственной, торговой, хозяйственной сфере, с контролирующими органами, имеет дело с входящей корреспонденцией. Если не упорядочить процесс с входящими документами, то очень быстро наступит момент неразберихи: все будет теряться, в срок не выполняться, могут возникнуть штрафы, пени, иные санкции по обязательным платежам в бюджет и по оплате в рамках договорных отношений с партнерами. Для облегчения внедрения в новую организацию порядка работы с входящими документами, упорядочения процесса и обеспечения его прозрачности, разберем, как лучше организовать работу на данном участке. Входящие документы — это документы, поступающие на предприятие по различным каналам связи. Все входящие документы в общей системе документооборота в организации проходят несколько этапов, каждый из которых мы разберем более подробно.

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения , независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте — регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов. Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними. Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс номер , присвоенный каждому письму. Кем осуществляется прием и регистрация входящих документов? Это зависит от того, централизован ли прием документов в компании или нет. При централизованной форме принимает документы и заносит их в базу данных секретарь или работник канцелярии.

Обработка входящей корреспонденции

О бработка входящих писем и в целом входящей корреспонденции начинается с момента поступления документа в вашу организацию. Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию. По моему мнению, таковыми являются:. Способы доставки корреспонденции аналогичны имеющимся в нашем распоряжении способам отправки корреспонденции.

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов.

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки.

Исходящий документ

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.

.

Журнал регистрации входящих документов

.

На входящих документах, справа в нижнем углу, ставится номер регистрации​, дата и подпись, принявшего документ. Как входящие, так и исходящие.

.

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как правильно регистрировать и присваивать номер документов в делопроизводстве
Комментариев: 1
  1. Любомира

    Полезное видео. А разве штраф 2000р за нарушение правил выгула собак в Москве?

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2021 Юридическая консультация.